Najčešće greške u pisanju e-maila

Na e-mailove smo toliko već navikli da često ni ne primetimo da pravimo greške u pisanju. Čak i najpristojniji ljudi u mailu nekada ispadnu grubi ili nepromišljeni. Pisanje mailova zapravo je jedna fina veština i nije lako za praznim ekranom postići pravi ton, stav i izraz lica kao što biste to učinili u razgovoru uživo.

Poslati mail u pravom tonu je bitno jer ljudi pre reaguju na način kako nešto govorite/pišete, nego šta zapravo govorite. U virtuelnoj poruci to se lako pogrešno protumači. Što je najbolje, većina grešaka koje napravimo u mailu mogu se izbeći.

Evo pet stvari na koje bi trebalo pripaziti:

Dodavanje više ljudi i odgovaranje svima

Staviti famozni "CC", odnosno poslati kopiju e-maila gomili ljudi je verovatno jedna od najiritantnijih stvari koje radimo. Još je gore ako na takav mail napravite "reply all".

Najbolja kontrola za dodavanje osoba u e-mail je da tome pristupite kao pozivu na sastanak. Ako biste tu osobu pozvali na sastanak da uživo odradite poruke koje spominjete u tom e-mailu, onda je u redu da je i dodate kao "CC".

Umesto "reply all" varijante bolje odgovorite direktno i tek naknadno ako je baš potrebno pošaljete odgovor svima u grupi.

Prekratak odgovor

Često se dogodi konflikt kada nastane neravnoteža između uloženog truda u početni e-mail i površnog odgovora. Kada se neko potrudi da istakne bitne teme taj sigurno očekuje i konkretan odgovor. Ako odgovorite samo sa "primljeno k znanju", ili "ok", to jednostavno nije dovoljno čak i ako pri tome niste nameravali da podcenite trud kolege.

Najbolji način da se izbegne ovaj nesporazum je da objasnite svoju nameru i situaciju. Ako ste u tom trenutku zauzeti i ne možete kvalitetno da odgovorite, a od vas se očekuje brz odgovor, napišite to i smanjićete potencijalne tenzije.

Vrišteće "HITNO!" u naslovu e-maila

Kada u naslovu maila vidite ovakve vrišteće poruke to je kao da neko uopšte ne ceni osobu kojoj šalje e-mail. Takve poruke odmah ostavljaju negativan utisak.

Ako je vaš e-mail baš tako goruće hitan, bolje nazovite osobu i direktno rešite situaciju ili na neki drugi način van maila. Ako baš šaljete e-mail onda kreirajte pravi naslov e-maila koji će odmah biti jasan, a da pri tome ne morate da "vičete" velikim slovima. Dovoljno je da vaš e-mail bude uočljiv primatelju.

Grdnje mailom

Slanje poruka kojima konstantno upozoravate druge da nešto rade pogrešno ume da psotane vrlo naporno za primaoce. Čak i ako želite da uputite konstruktivnu kritiku najbolje je da izbegnete negativan ton. Neke reči su pravi okidači negativnosti i mogu potpuno sabotirati smisao poruke. Bolje budite malo diplomata i koristite fraze poput "Ubuduće nemoj na takav način da šalje izveštaj", ili "Sledeći put kada šalješ izveštaj molim te uradi ovako...".

Kada baš morate nekoga da izgrdite, učinite to preko telefona ili još bolje uživo ako je to ikako moguće u tom trenutku.

Robotski pristup

E-mail prečesto shvatimo kao sredstvo za brzo obavljanje bilo čega, ali treba paziti da se ne ode u ekstreme. Lako možete ispasti poput nehumanog robota. Sigurno ne biste u nečiju kancelariju ušetali bez pozdrava i samo kolegi na sto bacili izveštaj kao da nije tamo. Možda vam deluje delotvornije da odmah pređete na stvar, ali time ne ostavljate dobar utisak.

Ovu naviku možete lako korigovati, samo uzmite trenutak više i pozdravite osobu na početku maila. Dovoljno je da pokažete primaocu da ga/je poštujete i to je sve.